Đội ngũ hai nước: giữ một văn hoá làm việc chung
Sau khoảng một năm vận hành hai nơi, nhiều doanh nghiệp gặp cùng một hiện tượng: hai nửa đội ngũ dần thành hai công ty khác nhau — khác cách làm, khác thông tin, và dần khác cả mục tiêu.
Điều này không phải do ai sai. Nó là hệ quả tự nhiên nếu không có cơ chế ngược lại.
Vì sao xảy ra
- Thông tin không đối xứng. Đội ở trụ sở biết nhiều hơn, sớm hơn, qua cả những cuộc trò chuyện không chính thức.
- Quyết định đưa ra ở một nơi, nơi kia chỉ nhận kết quả.
- Lệch múi giờ làm mọi trao đổi chậm một nhịp.
- Khác biệt về cách làm việc bị hiểu thành thái độ, không phải khác biệt.
🔴 Điểm đầu tiên là nguồn gốc sâu nhất — và cũng là điểm sửa được bằng kỷ luật thông tin.
Bốn cơ chế giữ liên kết
- Ghi thành văn bản mặc định. Quyết định, lý do và bối cảnh đều viết ra ở một chỗ mọi người đọc được — không chỉ thông báo kết quả.
- Một khung giờ trùng nhau cố định mỗi tuần, đủ để trao đổi thật chứ không chỉ báo cáo.
- Luân phiên giờ họp khi lệch múi giờ lớn — không để một bên luôn phải họp ngoài giờ.
- Người phụ trách tại chỗ có thẩm quyền thật, không phải người chỉ truyền đạt.
⚠️ Điểm ba nghe nhỏ nhưng đọng lại lâu: một bên luôn phải họp lúc muộn sẽ hiểu đó là thứ tự ưu tiên, dù không ai nói ra.
Phân biệt khác biệt với vấn đề
| Hiện tượng | Có thể là khác biệt văn hoá |
|---|---|
| Không nói ra khi không đồng ý | Cách thể hiện bất đồng khác nhau giữa các nền văn hoá |
| Trả lời chậm ngoài giờ làm | 🔴 Ở nhiều nước, ngoài giờ là ngoài giờ — không phải thiếu trách nhiệm |
| Hỏi rất kỹ trước khi bắt tay làm | Cách xử lý sự mơ hồ khác nhau |
| Nói thẳng vấn đề trong cuộc họp | Ở một số nơi là chuẩn mực, không phải thiếu tôn trọng |
Quy cho thái độ là cách nhanh nhất làm hỏng quan hệ — nhất là khi đội ở xa không có cơ hội giải thích.
Những gì nên thống nhất bằng văn bản
- Giờ làm việc kỳ vọng và kỳ vọng về thời gian phản hồi
- Kênh nào dùng cho việc gì — khẩn, thường, lưu trữ
- Cách ra quyết định: ai quyết, ai được hỏi ý kiến, ai được thông báo
- Nhịp báo cáo và nội dung báo cáo
- Ngày nghỉ lễ của cả hai nước, đưa vào một lịch chung
🔴 Mục cuối là việc nhỏ có tác dụng lớn: lên kế hoạch mà không biết bên kia đang nghỉ lễ là nguồn hiểu lầm lặp lại hằng năm.
Một nhịp thông tin tối thiểu
Không cần nhiều cuộc họp, cần đúng vài nhịp và giữ đều:
- Một bản ghi tuần — mỗi bên viết ngắn: tuần này làm gì, đang vướng gì, tuần sau làm gì. Đọc được là đủ, không cần họp.
- Một cuộc họp chung mỗi tuần trong khung giờ trùng nhau, dành cho việc cần bàn chứ không đọc lại báo cáo.
- Một buổi mỗi tháng nhìn số liệu chung, cùng một bộ số cho cả hai bên.
- Một buổi mỗi quý nhìn lại cách làm việc — cái gì đang vướng trong phối hợp, không phải trong công việc.
🔴 Mục cuối là mục hay bị bỏ và cũng là mục cứu được nhiều nhất — vì phần lớn rạn nứt giữa hai nửa đội ngũ tích tụ từ những việc nhỏ mà không có chỗ nào để nói ra.
Gặp mặt thật
Không thay thế được, và nên đưa vào ngân sách như một khoản cố định:
- Người mới nên có thời gian ở trụ sở trong giai đoạn đầu, hoặc ngược lại.
- Người từ trụ sở sang thăm định kỳ, không chỉ khi có vấn đề.
- Ít nhất một dịp cả đội gặp nhau mỗi năm, nếu quy mô cho phép.
Vài ngày ngồi cùng nhau giải quyết được những thứ mà nhiều tháng họp trực tuyến không giải quyết được — chủ yếu là phần tin cậy lẫn nhau.
Dấu hiệu hai nửa đang tách ra
- Đội ở xa biết tin qua kênh không chính thức, hoặc biết sau khi đã xong
- Hai bên dùng số liệu khác nhau cho cùng một việc
- Xuất hiện cách nói "bên đó" và "bên mình"
- Người giỏi ở một bên lần lượt nghỉ
Có từ hai dấu hiệu trở lên thì nên xử lý ngay — bắt đầu bằng việc hỏi trực tiếp đội ở xa họ thiếu thông tin gì, thay vì suy đoán.
Múi giờ lệch nhiều thì tổ chức họp thế nào?
Nên có một khung giờ trùng nhau cố định mỗi tuần và luân phiên bên nào phải họp ngoài giờ thuận tiện. Phần còn lại nên chuyển sang trao đổi bằng văn bản để không ai phải chờ cả ngày.
Có nên cử người Việt sang quản lý không?
Tuỳ giai đoạn và tuỳ thị trường, nhiều doanh nghiệp kết hợp một người từ trụ sở với một người bản địa hiểu thị trường. Điều quan trọng là người tại chỗ phải có thẩm quyền quyết định thật.
Làm sao biết khác biệt văn hoá hay vấn đề thái độ?
Cách đơn giản nhất là hỏi trực tiếp và hỏi người bản địa khác xem đó có phải chuẩn mực chung không. Quy ngay cho thái độ là cách nhanh nhất làm hỏng quan hệ với đội ở xa.
Bao lâu nên gặp mặt trực tiếp một lần?
Tuỳ quy mô và ngân sách, nhưng nên coi đây là khoản cố định chứ không phải khoản cắt đầu tiên khi tiết kiệm. Vài ngày ngồi cùng nhau thường giải quyết được phần tin cậy mà họp trực tuyến không làm được.
Tuyển người Việt ở nước ngoài: một nguồn nhân sự hay bị bỏ qua
Cộng đồng người Việt ở nhiều nước có những người vừa hiểu thị trường bản địa vừa hiểu cách làm việc của doanh nghiệp Việt. Đây là nguồn nhân sự thường
Chuyển giao cho đội ngũ bản địa: lộ trình và dấu hiệu sẵn sàng
Mục tiêu của việc cử người sang không phải là ở lại mãi mà là xây được đội ngũ tại chỗ tự vận hành. Bài này nói về lộ trình chuyển giao và cách biết k
Chi phí thật của một nhiệm kỳ nước ngoài
Cử một người sang nước ngoài tốn hơn nhiều so với lương cộng vé máy bay. Biết trước cấu phần chi phí giúp quyết định đúng giữa cử người, tuyển tại chỗ
Tuyển người tại chỗ: hợp đồng và luật lao động nước sở tại
Thuê nhân sự ở nước ngoài phải theo luật lao động của nước đó, thường chặt hơn nhiều so với dự đoán, và áp dụng ngay cả với doanh nghiệp nhỏ.
›
×
Dành cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư tổ chức: mở công ty ở nước ngoài, đầu tư ra nước ngoài, thuế quốc tế, dòng vốn, nhân sự di chuyển và nghĩa vụ tuân thủ.