Đàm phán xuyên văn hoá: những giả định cần bỏ
Phần lớn đổ vỡ trong hợp tác quốc tế không đến từ lợi ích xung đột. Nó đến từ việc hai bên hiểu khác nhau về cùng một câu nói — và cả hai đều tin mình đã nói rõ.
Bốn giả định cần bỏ
| Giả định | Thực tế |
|---|---|
| Không phản đối nghĩa là đồng ý | 🔴 Ở nhiều nền văn hoá, im lặng là cách từ chối lịch sự |
| Nói thẳng là thiếu tôn trọng | Ở một số nơi, nói thẳng mới là tôn trọng — vòng vo bị coi là không trung thực |
| Bắt tay là đã chốt | Ở nhiều nơi, chỉ hợp đồng ký mới có giá trị; ở nơi khác lại ngược lại |
| Thời hạn là thời hạn | Mức độ ràng buộc của một mốc thời gian khác nhau đáng kể |
Không có nền văn hoá nào đúng hơn — vấn đề chỉ nảy sinh khi mỗi bên áp quy ước của mình lên hành vi của bên kia.
Cách kiểm mình có hiểu đúng không
- Nhắc lại bằng lời của mình điều vừa thống nhất, và hỏi có đúng không.
- Ghi biên bản sau mỗi buổi và gửi lại — sai lệch lộ ra ngay ở bước này.
- Hỏi câu mở thay vì câu chỉ trả lời có hoặc không.
- Chú ý điều họ không nói — phần bị bỏ qua thường là phần họ chưa đồng ý.
- Hỏi lại vào một dịp khác với những cam kết quan trọng.
🔴 Điểm hai là công cụ mạnh nhất và rẻ nhất — một biên bản ngắn gửi sau cuộc gặp phát hiện được phần lớn hiểu lầm khi chúng còn sửa được.
Chuẩn bị trước một buổi đàm phán
- Biết trước mình cần gì và nhường được gì — viết ra, không để quyết trong phòng họp.
- Biết giới hạn dưới: điều kiện nào thì thà không ký.
- Tìm hiểu ai sẽ ngồi bàn bên kia và ai thực sự ra quyết định — nhiều nơi người dự họp không phải người quyết.
- Chuẩn bị tài liệu bằng ngôn ngữ của họ, ít nhất phần tóm tắt.
- Dự trù nhiều hơn một buổi — kỳ vọng chốt trong một lần gặp thường tạo áp lực dẫn tới nhượng bộ không cần thiết.
Điểm ba thay đổi hẳn cách chuẩn bị: nếu người quyết không có mặt thì mục tiêu của buổi gặp là thuyết phục người dự họp đi thuyết phục người quyết, chứ không phải chốt tại chỗ.
Vai trò của quan hệ
- Ở nhiều thị trường, quan hệ đi trước giao dịch — vài lần gặp không bàn việc là phần bắt buộc, không phải lãng phí thời gian.
- Ở nơi khác thì ngược lại — vào việc ngay được đánh giá cao, còn vòng vo bị coi là mất thời gian.
- Hỏi người đã làm việc ở thị trường đó thay vì suy từ kinh nghiệm nơi khác.
- Quan sát cách họ làm với nhau trước khi áp cách của mình.
Người phiên dịch
Với đàm phán quan trọng, đừng tiết kiệm khoản này:
- Dùng người phiên dịch của mình, không dùng chung với bên kia.
- Trao đổi trước về bối cảnh, mục tiêu và thuật ngữ ngành.
- Nói từng đoạn ngắn, không nói dài rồi mới dịch.
- Yêu cầu dịch sát, kể cả phần nghe khó chịu — người phiên dịch tự làm mềm câu là nguồn hiểu lầm phổ biến.
- Hỏi cảm nhận của họ sau buổi họp — họ nghe được nhiều thứ mình không nghe.
⚠️ Điểm bốn hay xảy ra với thiện chí: người phiên dịch làm dịu một lời từ chối thành "sẽ xem xét", và mình lập kế hoạch trên một cái gật không có thật.
Đưa mọi thứ về văn bản
- Sau mỗi cuộc gặp, một biên bản ngắn ghi điều đã thống nhất và điều còn treo
- Mọi thay đổi so với thoả thuận trước đều ghi lại
- Số liệu, ngày tháng, số lượng luôn viết ra, không nói miệng
- Bản cuối cùng nên có cả hai ngôn ngữ, và ghi rõ bản nào có giá trị khi có khác biệt
🔴 Điểm cuối là điều khoản kỹ thuật nhưng quan trọng — hai bản dịch không bao giờ hoàn toàn trùng nghĩa, và khi tranh chấp thì phải biết đọc bản nào.
Khi có xung đột
- Giả định hiểu lầm trước, giả định ác ý sau. Phần lớn trường hợp là hiểu lầm thật.
- Hỏi trực tiếp và cụ thể thay vì suy diễn qua email.
- Nếu nghiêm trọng thì gặp mặt — xử lý qua thư từ ở khoảng cách xa thường làm mọi thứ tệ hơn.
- Nhờ người trung gian hiểu cả hai bên, nếu có.
- Chỉ viện tới hợp đồng khi các cách trên đã hết — nhưng phải có hợp đồng để viện tới.
Đối tác không phản đối nghĩa là đã đồng ý chưa?
Không nhất thiết, vì ở nhiều nền văn hoá im lặng là cách từ chối lịch sự. Nên nhắc lại điều đã thống nhất bằng lời của mình và xác nhận lại bằng văn bản.
Có nên dùng phiên dịch của đối tác không?
Với đàm phán quan trọng thì nên có người của mình, vì phiên dịch của bên kia làm việc cho bên kia. Cũng nên trao đổi trước với họ về bối cảnh và thuật ngữ ngành.
Hợp đồng nên viết bằng ngôn ngữ nào?
Thường là song ngữ, và điều quan trọng là ghi rõ bản nào có giá trị pháp lý khi hai bản có khác biệt. Đây là điều khoản kỹ thuật nhưng quyết định khi có tranh chấp.
Gặp trực tiếp có thực sự cần không?
Với đối tác mới và với các vấn đề nghiêm trọng thì thường rất cần, vì trao đổi qua thư từ ở khoảng cách xa dễ làm căng thẳng leo thang. Một chuyến đi thường giải quyết được thứ mà nhiều tháng email không giải quyết.
Những gì doanh nghiệp Việt thường làm tốt và thường vấp ở nước ngoài
Sau nhiều năm doanh nghiệp Việt mở rộng ra nước ngoài, có những điểm mạnh lặp lại và những chỗ vấp cũng lặp lại. Biết trước cả hai giúp đi nhanh hơn.
Xây dựng thương hiệu ở thị trường chưa ai biết mình
Ở thị trường mới, doanh nghiệp bắt đầu từ con số không về nhận biết và niềm tin. Bài này nói về những gì tạo ra niềm tin nhanh nhất với nguồn lực hạn
Định giá sản phẩm ở thị trường nước ngoài
Lấy giá trong nước cộng chi phí vận chuyển là cách định giá phổ biến nhất và cũng sai nhất. Giá ở thị trường mới phải xuất phát từ giá trị với khách h
Làm việc với nhà phân phối: hợp đồng và những điều khoản sống còn
Nhà phân phối là cách vào thị trường nhanh nhất và cũng là quan hệ dễ mất kiểm soát nhất. Vài điều khoản quyết định mình còn đường quay lại hay không.
›
×
Dành cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư tổ chức: mở công ty ở nước ngoài, đầu tư ra nước ngoài, thuế quốc tế, dòng vốn, nhân sự di chuyển và nghĩa vụ tuân thủ.