Cử người sang làm việc ở nước ngoài: giấy phép và nghĩa vụ

Cử một người sang nước ngoài làm việc nghe đơn giản: mua vé, xin thị thực, đi. Thực tế có bốn nhóm nghĩa vụ phát sinh cùng lúc, và bỏ sót nhóm nào cũng để lại hậu quả.

Bốn nhóm nghĩa vụ

⚠️ Nhóm thứ tư là nhóm không ai nghĩ tới — và nó ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế của cả công ty, không chỉ của cá nhân đó.

Thị thực công tác không thay được giấy phép lao động

• Thị thực công tác thường cho phép dự họp, đàm phán, khảo sát — không cho phép làm việc tạo thu nhập tại nước đó.
• Làm việc thực tế bằng thị thực công tác là vi phạm ở nhiều nước, kể cả khi lương vẫn do công ty Việt Nam trả.
• Ranh giới giữa hai loại hoạt động khác nhau theo từng nước và cần hỏi rõ.
• Hậu quả có thể gồm trục xuất, cấm nhập cảnh, và ảnh hưởng tới cả doanh nghiệp bảo lãnh.

🔴 Đây là vi phạm phổ biến nhất và cũng dễ tránh nhất — chỉ cần hỏi rõ trước loại giấy tờ nào phù hợp với công việc thực tế.

Thuế thu nhập cá nhân

Người được cử đi có thể phát sinh nghĩa vụ ở cả hai nước:

1. Nước đến — thường dựa trên số ngày hiện diện và nguồn thu nhập.
2. Việt Nam — tuỳ tình trạng cư trú thuế của người đó.
3. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần có cơ chế xử lý, nhưng phải làm hồ sơ áp dụng.
4. Ai chịu phần thuế tăng thêm — công ty hay người lao động — nên thoả thuận rõ trước khi đi.

Ngưỡng, mức thuế và thủ tục do pháp luật từng nước và hiệp định quy định — cần tư vấn thuế trước khi cử người, không phải sau khi đã sang.

Bảo hiểm xã hội

• Một số nước có hiệp định về bảo hiểm xã hội cho phép tiếp tục đóng ở nước gốc trong một thời gian.
• Không có hiệp định thì có thể phải đóng ở cả hai nơi, hoặc mất quyền lợi ở một nơi.
• Bảo hiểm y tế là nhóm cần xử lý ngay, vì rủi ro sức khoẻ không chờ thủ tục.
• Nên mua bảo hiểm y tế quốc tế cho giai đoạn chuyển tiếp, kể cả khi sẽ có bảo hiểm tại chỗ.

Thoả thuận với người được cử đi

Nên có văn bản, ghi rõ:

1. Thời hạn công tác và điều kiện gia hạn hoặc kết thúc sớm
2. Lương, phụ cấp, và ai chịu phần chênh lệch thuế
3. Chi phí đi lại, chỗ ở, bảo hiểm — ai chi trả
4. Chế độ với gia đình đi cùng, nếu có
5. Vị trí khi quay về

🔴 Điểm cuối hay bị bỏ trống và là nguyên nhân khiến nhiều người giỏi nghỉ việc ngay sau khi hoàn thành nhiệm kỳ ở nước ngoài.

Gia đình đi cùng

Với nhiệm kỳ dài, việc gia đình có đi cùng hay không thường quyết định người đó trụ được bao lâu:

• Thị thực cho người thân đi kèm — điều kiện khác nhau theo từng loại giấy phép lao động, cần hỏi ngay từ đầu.
• Vợ hoặc chồng có được đi làm không — nhiều nơi hạn chế, và đây là yếu tố lớn với gia đình có hai người đi làm.
• Trường học cho con — chi phí trường quốc tế thường là khoản lớn nhất trong gói công tác nước ngoài.
• Bảo hiểm y tế cho cả nhà, không chỉ cho người lao động.

⚠️ Nên làm rõ những khoản này trong thoả thuận trước khi đi — đây là nhóm chi phí hay được hứa miệng rồi tranh cãi về sau.

Rủi ro cơ sở thường trú

Với doanh nghiệp, việc có người làm việc thường xuyên ở nước khác có thể tạo ra cơ sở thường trú, kéo theo nghĩa vụ thuế doanh nghiệp tại nước đó. Các yếu tố thường được xem xét:

• Thời gian hiện diện của nhân sự tại nước đó
• Người đó có ký hợp đồng nhân danh công ty không
• Có địa điểm cố định để làm việc không
• Tính chất hoạt động là hỗ trợ hay là hoạt động kinh doanh chính

Nên đánh giá rủi ro này trước khi triển khai dự án dài ngày, cùng tư vấn thuế ở cả hai nước.