Hồ sơ pháp nhân: giấy tờ từ Việt Nam cần chuẩn bị

Cơ quan đăng ký ở nước ngoài không biết công ty mình là gì, ai là chủ, ai được ký. Họ chỉ đọc được điều đó qua giấy tờ đã được xác nhận hợp lệ.

Nghĩa là bộ hồ sơ gồm hai phần, và cả hai đều phải đi qua chuỗi hợp pháp hoá.

Phần của công ty mẹ

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp — bản mới cấp, không dùng bản cũ nhiều năm.
• Điều lệ công ty, ít nhất là các phần về sở hữu, quản trị và thẩm quyền ký.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông và tỷ lệ sở hữu.
• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty về việc lập pháp nhân ở nước ngoài.
• Giấy uỷ quyền cho người thực hiện thủ tục.
• Báo cáo tài chính, nếu nước đó yêu cầu.

🔴 Mục thứ tư hay bị làm sau cùng — nhưng nhiều nơi yêu cầu nó phải có trước cả các bước khác, vì đó là căn cứ cho toàn bộ hồ sơ.

Phần của cá nhân

⚠️ Dòng cuối là yêu cầu ngày càng phổ biến. Cấu trúc sở hữu qua nhiều lớp công ty vẫn phải khai tới cá nhân thật ở cuối chuỗi.

Chuỗi hợp pháp hoá

1. Xin bản mới của giấy tờ gốc, có dấu và chữ ký đầy đủ.
2. Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
3. Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước sẽ dùng.
4. Dịch sang ngôn ngữ yêu cầu, theo thứ tự mà nước đó quy định.

🔴 Thứ tự bước bốn khác nhau tuỳ nước — có nơi dịch trước, có nơi dịch sau, có nơi yêu cầu dịch tại nước sở tại bởi đơn vị được chỉ định. Phải hỏi rõ trước khi làm bước nào.

Bốn điều làm chậm hồ sơ

• Tên công ty dịch không thống nhất giữa các tài liệu — phải dùng một cách viết duy nhất.
• Thuật ngữ về loại hình và chức danh dịch lệch, khiến bên đọc hiểu sai cơ cấu.
• Giấy tờ cấp quá lâu — nhiều nơi yêu cầu bản cấp trong một khoảng thời gian gần đây.
• Thiếu quyết định nội bộ làm căn cứ cho việc lập pháp nhân.

Thứ tự nên làm

1. Hỏi nước sở tại danh mục giấy tờ đầy đủ, bằng văn bản
2. Hỏi luôn thứ tự dịch và hợp pháp hoá
3. Ban hành quyết định nội bộ và giấy uỷ quyền
4. Xin bản mới của các giấy tờ doanh nghiệp
5. Chuẩn bị giấy tờ cá nhân, gồm cả lý lịch tư pháp — nhóm có thời hạn
6. Dịch và hợp pháp hoá theo đúng thứ tự đã hỏi

Bước năm nên canh thời điểm, vì lý lịch tư pháp có hiệu lực giới hạn và làm quá sớm là phải làm lại.

Giữ bộ hồ sơ cho các lần sau

Bộ giấy tờ này không dùng một lần. Nó sẽ được hỏi lại ở nhiều thời điểm:

• Khi mở tài khoản ngân hàng cho pháp nhân mới
• Khi ký hợp đồng lớn với đối tác yêu cầu chứng minh tư cách
• Khi báo cáo định kỳ hoặc thay đổi nội dung đăng ký
• Khi lập thêm pháp nhân ở nước thứ ba

Nên lưu một bộ đầy đủ gồm bản gốc đã hợp pháp hoá, bản dịch, và bản quét, kèm ghi chú ngày cấp của từng tài liệu. Lần sau chỉ phải cập nhật những gì đã hết hạn thay vì làm lại toàn bộ chuỗi.

Song song với đầu Việt Nam

Trong khi chuẩn bị hồ sơ cho nước ngoài, phần thủ tục ở Việt Nam cũng cần chạy:

• Thủ tục về đầu tư ra nước ngoài theo quy định hiện hành
• Thủ tục liên quan tới việc chuyển vốn
• Nghĩa vụ báo cáo với cơ quan có thẩm quyền

Điều kiện và trình tự cụ thể do pháp luật quy định và có thay đổi — cần tư vấn pháp lý trong nước ngay từ đầu, vì một số bước ở nước ngoài chỉ làm được sau khi đầu Việt Nam đã xong.